L’introduzione della fattura elettronica rivoluzionerà i sistemi amministrativi e gestionali di tutti i soggetti titolari di partita iva e comporterà una riorganizzazione dei processi che disciplinano lo scambio di informazioni con l’amministrazione fiscale, con il proprio commercialista nella sua veste di intermediario abilitato e, a tendere, magari anche con il sistema bancario.
Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, potranno essere solo fatture elettroniche. L’obbligo di fattura elettronica, introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio è effettuata tra due operatori Iva (operazioni B2B, cioè Business to Business), sia nel caso in cui la cessione/prestazione è effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer). Per chi, operando al dettaglio, utilizza il sistema dei corrispettivi rilevati tramite registratore la fattura elettronica sarà da emettere solo nei confronti dei clienti che ne facciano esplicita richiesta. Gli unici soggetti che, sebbene titolari di partita IVA, per il momento, saranno esonerati dall’emissione della fattura elettronica sono i contribuenti minimi (di cui all’art. 27 c. 1,2 DL 98/2011), quelli forfettari (di cui all’art. 1 c. da 54 a 89 L. 190/2014) ed i piccoli produttori agricoli (di cui all’art. 34 c. 6 DPR 633/72). Nulla vieta che anche questi soggetti gestiscano sia il proprio ciclo attivo sia quello passivo tramite fatturazione elettronica.
Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono definite nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate. Per supportare gli operatori Iva, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione diversi servizi gratuiti per predisporre le fatture elettroniche, per trasmetterle e riceverle, per conservarle nel tempo in maniera sicura e inalterabile nonché per consultare e acquisire la copia originale delle fatture elettroniche correttamente emesse e ricevute. È ovviamente possibile utilizzare software e servizi reperibili sul mercato.
CHE DIFFERENZE CI SONO CON LA TRADIZIONALE FATTURA DI CARTA?
La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea, in generale, solo per due aspetti:
- va necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone
- deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il c.d. Sistema di Interscambio (SdI).
Il SdI è una sorta di “postino” che svolge i seguenti compiti:
- verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali (art. 21 ovvero 21-bis del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633) nonché l’indirizzo telematico (c.d. “codice destinatario” ovvero indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura
- controlla che la partita Iva del fornitore (c.d. cedente/prestatore) e la partita Iva ovvero il Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) siano esistenti.
In caso di esito positivo dei controlli precedenti, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando, con una “ricevuta di recapito”, a chi ha trasmesso la fattura la data e l’ora di consegna del documento. In definitiva, quindi, i dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee oltre all’indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura.
COME SI CONSERVANO LE FATTURE ELETTRONICHE?
Per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente. La conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale). Con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si avrà la garanzia – negli anni – di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa (così come degli altri documenti informatici che si decide di portare in conservazione). Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati (una parte di quei circa 500 operatori di cui si diceva sopra) sebbene anche l’Agenzia delle Entrate, su opzione specifica, metta gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio. Ricordiamo che le fatture, a prescindere da obblighi fiscali, vanno conservate per un periodo almeno decennale salvo che non intervengano in tale periodo procedure concorsuali o eventi di lite per cui i termini si allungano necessariamente nell’interesse dello stesso operatore economico.
VEDIAMO ORA OPERATIVAMENTE COSA OCCORRE FARE PER GESTIRE LE E-FATTURE
Per compilare una fattura elettronica è necessario:
- disporre di un PC ovvero di un tablet o uno smartphone
- avvalersi di un programma (software) che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML
- attivare una PEC dedicata alla ricezione delle E-Fatture con una buona capacità di memoria oppure acquisire il codice destinatario o la PEC del provider di cui si è scelto di avvalersi. Osservazione: quando si decide di operare con un provider è opportuno che questo sia il medesimo che mette a disposizione il software per la compilazione della fattura, per la trasmissione allo SDI, per la ricezione dallo SDI di quelle dei propri fornitori e per la conservazione a norma delle stesse. Diversamente dalla gestione delle singole fatture a mezzo PEC il provider è in grado di organizzare in piattaforma tutti i documenti emessi e ricevuti in modo da agevolarne la gestione ed all’occorrenza anche l’invio in modo massivo al nostro Studio qualora fosse incaricato di tenere anche la contabilità.
- Una volta scelto il sistema con cui si intende operare sarà di fondamentale importanza accedere al vostro cassetto fiscale sul sito https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/ tramite SPID o tramite i classici pin e password per registrare l’indirizzo telematico dove intenderete ricevere tutte le fatture. Nel mese di novembre dovrebbe essere abilitata anche la possibilità alle terze parti in qualità di intermediari abilitati di comunicare tale scelta fondamentale. In questo portale sarà anche possibile scaricare il proprio codice QR contenente tutti i dati essenziali da comunicare ad un vostro nuovo fornitore dotato di lettore ottico (un semplice smartphone con un’APP collegata al suo programma di fatturazione).
- Per emettere una fattura elettronica oltre ai dati essenziali che hanno caratterizzato il documento sinora sarà necessario compilare il campo “codice destinatario” del cliente che si riferisce proprio al suo indirizzo telematico di cui al punto precedente. Questo campo potrà essere compilato con il codice di 7 cifre alfanumerico che avrà comunicato il cliente e rappresenta l’indirizzo telematico del provider dove recapitargli le fatture, ma se il cliente avesse comunicato un indirizzo PEC (quale indirizzo telematico dove intende ricevere la fattura), il campo “Codice Destinatario” dovrà essere compilato con il valore “0000000” e, nel campo “PEC destinatario”, andrà riportato l’indirizzo PEC comunicato dal cliente. Se il cliente non comunica alcun indirizzo telematico (ovvero è un consumatore finale oppure un operatore in regime di vantaggio o forfettario), sarà sufficiente compilare solo il campo “Codice Destinatario” con il valore “0000000”. Se il cliente fosse un soggetto estero comunitario potrà essere compilato il campo indicando “XXXXXXX” e nel campo partita IVA quella comunitaria opportunamente verificata.
- Una volta completata la fattura (si segnala che alcuni dettagli relativi alla descrizione della prestazione potrebbero essere semplicemente richiamati ed allegati in un altro documento che viene prodotto dai vostri gestionali) l’invio al cliente sarà considerato valido solo se gestito tramite SdI. Le fatture create visualizzate in formato leggibile ed esclusivamente consegnate direttamente al cliente a seguito stampa o in pdf a mezzo mail si considerano NON EMESSE. Ovviamente ai clienti consumatori finali, minimi e forfettari ed ai clienti esteri sarà necessario consegnare loro anche la copia cosiddetta “copia di cortesia”.
- La fattura per considerarsi emessa deve superare i controlli dello SdI che attualmente è mediamente stato in grado di fornire risposta entro 3 minuti dall’invio, ma che per legge ha tempo fino a 5 giorni dall’invio. Su come comportarsi in caso di scarto della FE o in caso di impossibilità a recapitarla torneremo analiticamente in una nostra successiva informativa.
- La ricezione della fattura avverrà automaticamente da parte del fornitore all’indirizzo PEC indicato o nella propria piattaforma di servizio qualora abbia indicato il relativo codice destinatario. In caso di incoerenza tra quanto indicato nel compilare la FE e quanto preventivamente comunicato dal cliente all’anagrafe tributaria prevarrà quest’ultima scelta.
Complimenti a chi fosse riuscito ad arrivare a leggere fino a qui: significa che era particolarmente interessato! Ora non rimane che iniziare ad impratichirsi poco per volta, possibilmente prima del trambusto natalizio, per incominciare a testare lo strumento e prevenire possibili reazioni allergiche!
